退職願のようなビジネス文書は、なかなか作成する機会がなく、どう書いたらいいのか悩んでしまうことも珍しくありません。また退職願というと、「何を書いたら正式な届出になるの？」というように、そもそも必要な記載項目がイメージできないことも多いでしょう。そこで今回は、退職願の書き方や提出方法をはじめ、退職に向けた流れなどもあわせて解説していきます。
退職願に書くべき内容は？どんな時に出すもの？
そもそも退職願とは、現状で勤務している職場を辞めたいという、希望を伝えるための書類です。基本的には、大まかな内容として、「○月○日までに退職したい」との意向を書き記すものとなります。
ちなみに勤務先に対して、退職の申し入れを認めてもらうための相談段階で出す書類であり、必ずしも提出しなければならないものではありません。退職したい旨は、口頭で伝えたとしても特に問題はなく、基本的には法的にも有効とされます。つまり退職願として書面にしなくても、仕事を辞めたい意思表示が確実にできるのであれば、わざわざ提出する必要はないともいえます。
ただし場合によっては、退職をするための手続きとして、就業規則などで退職願を出すことをルール化しているケースもあります。そうした際には、社内での規定に沿って、退職願を提出するのが原則です。
もしくは口頭で退職を願い出るだけでは、正式な記録として残りにくいため、“言った言わない”の水かけ論になる可能性も考えられます。例えば転職先や家庭などの事情から、「この時期までに辞めないと困る」などの期日が確定している時には、よりスムーズに退職まで進めるために退職願を使う方法もあります。
退職届や辞表とは何が違う？
退職届は、「退職したい」という希望ではなく、「自分は職場を辞める」との確定事項を提示するものです。退職届の場合は、書類を提出した時点で、雇用契約の解除が決定します。一方で退職願は、勤務先への打診として出す書類となり、勤務先によって申し入れが認められたあとに雇用契約の解除が決まります。従業員側の一方的な意思表示のみで契約解除にできるのが退職届、勤務先との合意のうえで雇用関係を解消する過程を踏むのが退職願、という点に大きな違いがあります。ちなみに退職届は、退職願を出したのちに、正式な手続きを進めるために提出を求められるケースも多く見られます。
なお辞表に関しては、雇用されている従業員ではなく、取締役をはじめとした役員などの経営層が辞職する際に提出する書類です。
もしくは公務員が職務を離れて辞職する時に、退職届と同じ効力を持つものとして届出する書類となります。
退職願はどうやって作成する？
退職願は、勤務先による明確な規定があれば届出をすべき書類ですが、そうでなければ提出しなくても問題はありません。しかし勤務先との雇用契約の解除に向けて、自分自身の希望を伝える重要書類となることに変わりはなく、もし提出するなら正式な書面として用意するのが基本です。
ちなみに退職願は、PCで作成しても手書きでも、どちらでも構いません。もし手書きするのであれば鉛筆・シャープペンシル・消えるボールペンなどは避けて、万が一にも文字が消えてしまわないように、黒のボールペンまたは万年筆を使用しましょう。なおPCか手書きで迷う時には、勤務先の社風や考え方に応じて使い分けられるのがベスト。特別なルールがあるわけではないので、例えば先進的でデジタル重視ならPC、昔ながらの企業風土があるなら手書きするなど、柔軟に判断しても支障はありません。ただし勤務先によっては、退職願用のフォーマットや用紙が用意されている場合もあるため、その際にはしたがうようにします。
また退職願は、A4またはB5用紙に必要事項を記載し、白い長封筒に入れて提出するのが一般的。封筒のサイズは、A4用紙にするなら「長形3号」、B5用紙にするなら「長形4号」を準備しておくと、きれいに封入できます。そして本文用紙も封筒もともに、白色で無地のものを使うのがマナー（郵便番号枠もなし）。手書きする時の本文用紙には、文字列が整うように、薄い罫線の入った便箋を使用して作成してもよいでしょう。最終的には、本文用紙は長辺を三つ折りして封筒に入れて、ふたを閉じて提出するようにします。
退職願で必要な項目一覧と例文
退職願では、おもに次のような記載事項を記して提出します。
【タイトル】
本文をはじめる前に、まずは表題として「退職願」とのタイトルを記載します。
【本文】
退職したい旨を伝える文章を記載します。なお一般的なマナーとして、まず冒頭では、「私儀、（わたくしぎ）」との枕詞を入れます。ちなみに「私儀」とは、「個人的な私事で申し訳ありませんが」といったニュアンスを含む、正式書面で使われる丁寧な表現です。1行目の末尾に「私儀、」と記して、2行目から本文をはじめていきます。
また本文は、以下のような例文を使って、「退職理由・退職希望日・退職の申し入れ」の3つの要素で構成します。
退職理由：一身上の都合により（※自らの希望で退職する場合）
退職希望日：和暦（または西暦）年月日をもって
退職の申し入れ：退職いたしたくお願い申し上げます
退職理由は、転職や家庭の事情をはじめ、自己判断で辞める時にはすべて「一身上の都合」で問題ありません。
【届出日】
届出日は、提出する当日の年月日を記載します。
【自分の氏名】
提出者の項目として、「所属部署やチーム＋自分の氏名」を記載します。なお氏名のあとには、自分の認印を押印するので、あらかじめ用意しておきましょう。
【提出先の宛名】
退職願の宛名は、直接提出しないにしても、一般的には勤務先のトップ（社長）で記載します。「正式な社名と役職名＋宛先の氏名」を明記するようにします。
退職願の本文テンプレート（縦書き・横書き）
退職願の本文として、先ほど解説した必要項目をまとめると、以下のようなレイアウトとなります。ちなみに退職願の本文は、縦書きでも横書きでも問題ありません。次のようなイメージで、Wordまたは手書きで作成していきます。
退職願を入れる封筒テンプレート
前述にもあるように、退職願の申し入れを記した本文は、封筒にしまって提出します。なお退職願に使用する封筒には、表面に「退職願」のタイトル、裏面には「所属部署やチーム＋自分の氏名」を記載。それぞれ次のようなレイアウトで書き記し、三つ折りした本文を封筒のなかに差し込みます。
もし社内で直接手渡しするのであれば、封筒にはのり付けする必要はなく、ふた部分を折る形で提出しても問題ありません。
退職願はどうやって出す？会社を辞めるまでの流れ
退職願は、現在の職場を離れるにあたっての第一段階として提出するのが基本です。また退職願はあくまで勤務先からの承諾を得るのが前提で、提出したからといって、すぐに仕事を辞めることになるわけではありません。届出をしてから実際に退職するまでには、いくつかのステップを踏む必要があります。そこで以下からは、退職願を出してから離職するまでの大まかな流れも整理していきましょう。
まずは就業規則に沿って提出するタイミングを確認
大前提として、退職する旨を申し入れるフローは、勤務先における就業規則などの社内ルールに応じて大きく異なります。正式な書面としての退職願が必要なのか、上司などに相談する形で口頭のみで伝えても問題ないのか、まずはしっかりと把握しておきましょう。そのうえで退職願を提出するとなったら、就業規則などの社内ルールを確認して、具体的にはどのようなタイミングで出すべきなのか決めていきます。
なお会社側としては、業務の引き継ぎや欠員補充などの準備の関係から、できるだけ前もって退職の申し入れをする期日を設けているケースも多々見られます。一般的には、「退職日の1～２ヶ月までに願い出る」などの規則になっていることが多く、その社内ルールに沿って提出するのが基本です。場合によっては、あまりに直前すぎると希望どおりの退職ができず、勤務期間の延長を求められるなどの可能性も考えられます。退職を検討しはじめた時には、なるべく早めに就業規則などをチェックしておき、いつ届出をするべきか考えておくのが無難です。
自分に近い上長に相談して提出
退職する決意が固まったら、業務の引き継ぎや今後の作業分担などの相談も兼ねて、まずは自分に近い立場となる直属の上司に申し入れるのが基本となります。もし退職願を提出するのであれば、直属の上司に直接手渡しするのが一般的です。そこから上層部までの承認フローを経て、退職の申し入れが社内的に受理されたら、正式決定となります。
仮にどうしても直属の上司に提出するのが難しければ、そのさらに上長や人事関連の担当部署に持ちかける方法もあります。例えば、「直属の上司との関係性がうまくいっていない」などの場合には、その他の管理部門に申し入れをするのもよいでしょう。
退職の旨が承認されたら必要な手続きを進める
退職願の受理や申し入れの承認がされたら、そこからは社内の指示にしたがって、各種手続きを進めていきます。また勤務先により異なるが、退職願とは別に、契約解除の正式書類として退職届の提出を求められるケースもあります。こうした退職届に関しては、勤務先ごとに決められたフォーマットが用意されており、多くの場合にはその必要項目を埋めていく形式になります。
また退職にともなう手続きとしては、会社からの貸与品の返却や私物の整理・持ち帰り、雇用関連の書類の受け取りなどが発生します。なお退職の際に受け取る書類は、雇用保険被保険者証や源泉徴収票、健康保険資格喪失証明書などがあります。
正式な最終出社日までに引き継ぎなどの準備をする
退職が決定したら、最終出社日に向けて、後任担当への引き継ぎなどの準備もしていきます。なかには有給休暇を消化する関係から、退職日と最終出社日がずれることも多いため、きちんと出勤している期間で完結できるように段取りしておくことも重要です。
また余計な混乱を招かないためにも、最終出社日が決まってから、チーム内の同僚や顧客をはじめとした取引先に周知するのが一般的でしょう。自己判断ではなく、上司などと相談して手配するようにします。
なるべくトラブルなく円満に退職するためにも、いざ自分自身が辞めてから困らないように、きちんと根回しできるように計画しておくのがベストです。「職場を離れてしまえば関係はなくなる」と思われがちだが、ビジネスシーンでは、何かのきっかけで退職した勤務先が取引先になるなどの可能性もあります。自分自身の気持ちとしても、後悔なく退職して新生活をスタートできるように、辞めるからといって投げやりにしないようにしましょう。
退職したら状況に応じて各種手続きをする
すでに転職先が決まっていて、退職してからすぐに働きはじめる時にはさほど問題はありませんが、もし仕事をしない期間があるなら特に要注意。新しい職場に行くまでに何ヶ月間か空くケースでは、健康保険や年金、住民税・所得税など、自分で納税する必要が出てきます。例えば保険関連でいえば、国保や国民年金への切り替えなどの手続きが出てくるので、退職後にはすぐに確認して申請するようにしましょう。また失業保険の受給を希望するのであれば、ハローワークでの届出をしなければなりません。このように状況に合わせて、退職後の手続きも変わってくるため、何をすべきかわからなければ役所の窓口などで相談してみるとよいでしょう。もしくは退職する前に、元々の勤務先における労務の担当部署などに問い合わせておく方法もあります。
こんな時はどうする？退職願にともなうトラブル事例
きちんと退職願が承認されて、自らの希望に沿って職場を離れられそうなら大きな心配はないですが、場合によってはさまざまな難題に遭遇する可能性もあります。特に人員体制が整っていない労働環境など、社内に何か問題がありそうな場合には、退職をめぐって揉めごとに発展するケースも。そこでここからは万が一の備えとして、退職願に関連した思わぬトラブル事例と、その対処法についても解説していきます。
退職願が受理されない
退職願の届出をして、自分自身の意向を確かに伝えたにも関わらず、承認されないまま無視されてしまうケースです。「退職されたら困る」などの理由から、退職の旨を受け入れずに、そのままうやむやにされるリスクも少なからずあります。
ちなみに従業員側には、憲法による「職業選択の自由」が保障されており、基本的には希望どおりに退職できる権利が法的に認められています。そのため「退職願を出したのに認めない」など、従業員の退職を拒否する行為は違法となります。
また正社員や無期雇用など、期間の定めのない雇用関係においては、民法上では退職の意思表示から2週間が経過すれば契約解除ができるとされています。そこで勤務先からの同意を求める退職願ではなく、承認を受けずに仕事を辞められる退職届を提出し直して、その2週間後に辞める方法もあります。それでも受け取りを拒否される可能性がある時には、退職届をはじめとした重要な通知を届けた証拠を残せる、郵便局による内容証明を使って提出するのも一つの手段です。法律上の規定として、そこから退職を妨害するのは違反行為に当たるので、どうしても退職願が受理されない時にはこうした対処法も考えられます。
ただし契約社員などの有期雇用では、心身上の問題などのやむを得ない事情を除きますが、原則として期間満了までは退職できないので要注意。もし退職したいのであれば、契約更新時に、雇用関係を解除してもらう旨を伝えるようにします。雇用期間中に辞めるのは、契約違反とみなされる可能性もあるので、覚えておくとよいでしょう。
強制的な引き留めに遭う、脅しを受ける
退職願を出したのちに、強引な手段で引き留めようとする行為は、ハラスメントに該当する可能性もあります。単純に、例えば「今は辞めないでほしい」「もう少し待てないか」などの打診される程度で、それを断る余地があるならさほど問題はありません。しかし仮に、「辞めるなら損害賠償を請求する」「退職ではなく懲戒解雇で処分」などの脅迫めいたことをいわれた時には、違法行為に該当します。
前述にもあるように、退職届を活用して一方的に辞めることもできますが、もし自分だけで対処するのが難しそうであれば外部の専門家に相談する方法もあります。こうした強制的な退職妨害に遭った時には、労働基準監督署や弁護士に相談して、第三者に解決してもらうのも一つの手段です。
また近年では、本人に代わって退職の手続きをしてもらえる代行サービスも出てきています。なかでも弁護士法人が運営する退職代行サービスであれば、法的な観点からトラブルを解消してもらうことも可能です。
思うようなタイミングで退職できない
退職したい希望そのものは認められたものの、仕事を辞めるタイミングを先延ばしにできないか打診されるケースも考えられます。こうした場合には、もし調整ができる状況なのであれば、上司などと話し合いをしてお互いに折り合いがつくように歩み寄るのも一つの方法です。
このような際には必ず延長期限を決めて、いつまでも惰性で続くことのないように、しっかりと意思表示をしておくことも大切。きちんと期日を確定させておけば、その後になって再度引き留めに遭っても応じる義務はなく、もちろんそれ以上出社する必要もありません。もし勤務先の人員体制として、どうしても厳しそうであれば、妥協案を考えておくことも想定に入れてみるとよいでしょう。
退職日までに有給休暇の消化が間に合わない
退職願が受理されて、仕事を辞めることはできても、状況によっては有給休暇が残ってしまうなどのトラブルも考えられます。例えば業務の引き継ぎなどの関係から、最終出社日までに有給休暇が消化しきれないケースも少なからずあります。
原則としては、退職日までに間に合うように消化するのが基本ではありますが、どうしても難しければ買い取りを願い出る方法もあります。なお法的な規定では、有給休暇の買い取りは原則禁止とされています。しかし退職時に残ってしまった有給休暇に限っては、事業主と従業員との間に合意があれば、買い取りにしてもらうことも可能です。
ただし事業主側には、従業員の買い取り希望に応じる義務は基本的になく、場合によっては有給休暇が消化しきれないままになってしまうことも。仮に就業規則などで、退職時の有給休暇の買い取りに関する規定がされていないと、対応してもらえない可能性もあり得ます。そうなると勤務先との交渉次第になってしまうため、必ずしも買い取りができるわけではない部分には要注意です。
退職願を撤回したい
基本的に前言撤回するのは好ましくありませんが、退職願を提出した時点に限っては、白紙に戻せる可能性もないとはいいきれません。退職願は、あくまで承諾を得ることが前提となるため、正式に受理されていなければ取り下げもできます。ただし提出から承認前までのタイミングに限定されるので、一般的には撤回は難しいと考えられるでしょう。原則としてたとえ退職願ではあっても、届出をしたのであれば、願い下げはできないと思っておいたほうが無難です。
ちなみに退職願ではなく、退職届を出してしまうと、提出した段階で法的効力が発生するため撤回はできません。いずれにしても途中で取り消しするのは困難と想定されるため、退職に関する書面を出す時には、本当にその選択で問題ないか十分に検討しておくことが不可欠です。
出社するのが難しく退職願を手渡しできない
先ほどからも出てきているように、退職願は必ず出さなければならない義務はなく、場合によってはメールや郵送で提出するのも問題はありません。もし受け取り拒否のリスクを考えるなら、内容証明郵便を使って、確実に届出をした証拠を残しておくのもよいでしょう。または勤務先の社内ルールで、規則的として退職願の提出が求められる時には、退職代行サービスを使って間接的に提出する方法も考えられます。
退職を理由に不当な待遇を強要される
退職願によって、仕事を辞める申し入れをした際には、必要以上に不当な待遇をされるケースも少なからず考えられます。例えば、「労働条件として提示したにも関わらず、退職金を支払わない」「退職日までの減給を強制する」 など、嫌がらせ行為に発展するパターンもあります。
このように退職を理由に、不利益を与えることは違法となるため、こうしたトラブル発生時には弁護士などの専門家に相談するのがよいでしょう。退職するからといって、業務妨害などに値するいわれはないので、きちんと法的手段で解決してもらうことをおすすめします。
まとめ
退職願は、仕事を辞めたい旨を伝える伝達方法で、社会人としてのマナーとしてフォーマルな書式を覚えておくと安心です。場合によっては、就業規則として提出を求められることもあり、書き方を覚えておくとスムーズに手続きしやすくなります。また今までお世話になった誠意を伝える意味でも、きちんとしたビジネス文書で退職願を出すことは有効です。退職の申し入れを検討している時には、ぜひ本記事も参考に、体裁の整った書面で提出できるようにしておくことをおすすめします。